Perbedaan Arsip Dengan Sumber Informasi Lainnya

Dasril Iteza – Perbedaan Arsip Dengan Sumber Infromasi Lainnya - Umumnya, arsip dibedakan dengan jenis informasi lainnya seperti perpustakaan dan museum. Ada beberapa elemen yang dapat membantu kita untuk memdedakan arsip dengan jenis-jenis informasi ini, seperti fungsi, sasaran, akses, konten, cara mendapatkan, pengelolaan, pengguna (users), perizinan untuk mengakses, ketersediaan dan cara mengakses, prosedur peminjaman, profesi, kualifikasi pendidikan, serta masalah yang dihadapi dalam profesi tersebut (Pederson, 2000).

Pertanyaan yang timbul bagi masing-masing jenis informasi ini adlah mengapa kita harus memiliki informasi arsip, perpustakaan, atau museum? Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa arsip dipergunakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan transaksi bisnis organisasi pemerintahan, swasta ataupun perorangan, sehingga arsip dinamis diciptakan untuk merekam, megorganisasikan dan memelihara kegiatan organisasi. Kemudaian saat memasuki masa statis, arsip digunakan untuk merekonstruksi, mengorganisasikan pengelolaan memori personal institusi dan social masyarakat yang berjangka panjang.

Sementara itu, bahan-bahan didalam perpustkaan diciptakan untuk mendukung pengalihan kebudayaan dan melanjutkan kebudayaan tersebut melalui kegiatan atau gerakan yang mendukung peningkatan kemampuan menulis dan membaca serta kegiatan pendidikan, baik formal maupun non-formal. Sedangkan informasi yang terekam dalam bahan-bahan material yang disimpan di museum dapat digunakan untuk mendokumentasikan serta memberikan gambaran mengenai suatu pengertian dan penghargaan terhadap kegiatan manusia dalam kehidupan dan pekerjaan di dunia ini.

Lalu sasaran apa yang ingin dicapai dengan menciptakan, menggunakan, dan memelihara informasi tersebut? Dalam dunia kearsipan dan program recordkeeping yang ekonomis dan efisien dakan memberikan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi kewajiban hokum dan bisnis. Lebih jauh lagi, program yang efisien dan ekonomis itu akan menjamin adanya bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban organisasi dan sosial masyarakat.

Sasaran diciptakannya bahan pustaka adalah untuk menyediakan akses bagi users (pengguna) untuk mencapai sumber informasi yang sesuai minatnya dan telah dipublikasikan. Penciptaan bahan-bahan informasi yang dikoleksi dan disimpan di museum dimaksudkan untuk didokumentasikan dan diinterpretasikan keberadaannya.

Pertanyaan berikutnya adalah mengenai mengapa kita ingin menemukan informasi atau mengakses informasi tesebut? Menemukan kembali informasi yang terekam dalam arsip digunakan untuk melaksanakan tugas dalam rangka mencapai tujuan-tujuan dalam bisnis dan organisasi. Bagi pengguna diluar insatansi pencipta arsip, mendapatkan informasi arsip statis dimaksudkan untuk melakukan penelitian mengenai bukti-bukti kegiatan dan transaksi mas lalu, baik untuk kepentingan studi maupun hanya untuk kesenangan semata.

Pengguna bahan-bahan pustaka ingin mendapatkan informasi atau membaca sumber informasi yang dipublikasikan itu selain untuk mencapai tujuan pendidikan dan kebudayaan juga untuk kepentingan pribadi. Membaca bahan-bahan pustaka dapat pula dilakukan karena pengguna mempunyai minat besar terhadap bidang tertentu, atau hanya sekedar sebagai alat untuk rekreasi atau penyegaran. Demikian pula halnya dengan alasan pengguna untuk mendapatkan informasi melalui materi yang tersimpan di museum, yaitu untuk tujuan meraih tujuan pendidikan dan pribadi, minat atau perhatian terhadap salah satu bidang atau untuk berekreasi.

Informasi apa yang dikandung dalam bahan-bahan arsip, pustaka serta museum? Arsip dalam segala bentuk diperlukan untuk mendukung kegaiatan bisnis yang sedang dilaksanakan dan sesuai dengan hokum yang berlaku, serta memiliki nilai guna kebudayaan dan organisasional bagi arsip yang memiliki nilai guna jangka panjang. Sedangkan bahan-bahan pustaka mengandung interpretasi kehidupan dan pengalaman manusia didunia yang dipublikasikan secara luas. Adapun materi museum berisi objek material tertentu yang diproduksi oleh alam dan sebagai hasil dari kegiatan manusia.

Bagaimana jenis-jenis informasi tersebut didapat? Arsip dinamis diciptakan dan diterima segai hasil dari kegiatan bisnis. Arsip statis diperoleh karena adanya pemindahan arsip dari organisasi pencipta, pemberian atau donasi serta pembelian. Perolehan bahan-bahan pustaka sebagian besar dilakukan melalui pembelian, serta sisanya didapat melauli donasi. Untuk bahan-bahan museum, koleksi tersebut diperoleh dari pemberian (donasi) atau pemberian.

Bagaimana cara pengelolaan dan pengorganisasian bahan-bahan arsip, pustaka dan museum? Pengolahan arsip dinamis misalnya yang berbentuk kertas, microform dan elektronik dilakukan melalui klasifikasi dan pembuatan indeks dengan menggunakan istilah (term) yang disesuaikan dengan bisnis yang ada, mencakup informasi mengenai tanggal, nomor, pencipta, format/ bentuk arsip dan karakteristik bisnis. Pendadaftaran arsip dinamis tersebut dilakukan untuk mempermudah dan mempercepat penemuan kembali informasinya. Arsip tersebut disimpan di rak-rak dan dikelola didalam gedung penyimpan.

Tidak berbeda dengan arsip dinamis, arsip statis dalam semua bentuk diidentifikasikan kedalam sistem control arsip yang menyediakan petunjuk kepada pengguna untuk mengakses informasi tersebut. Kata-kata kunci yang ada, dapat berupa tanggal, nomor, pencipta, format bentuk arsip, fungsi bisnis, karakteristik transaksi dan peristiwa. Arsip statis juga disimpan di rak-rak dan dikelola didalam gedung penyimpanan.

Pengaturan dan pengelolaan bahan pustaka dilakukan dengan cara membuatkan catalog berdasarkan subjek, pengarang dan judul dengan menggunakan sistim klasifikasi standar internasional seperti Library of Congress atau Dewey Decimal Classification (DDC). Penyimpanan bahan pustaka dalam rak juga dilakukan sesuai klasifikasi yang ada. Sementara, materi museum diperlihatkan dan diinterpretasikan melalui pameran-pameran. Materi-materi yang tidak dipamerkan disimpan dan didaftar dengan menggunakan sistim pendaftaran museum.

Siapa pengguna materi-materi tersebut? Arsip dinamis digunakan hanya untuk kepentingan organisasi penciptanya dalam rangka pelaksanaan tugas/ bisnis. Sementara organisasi diluar pencipta termasuk peneliti, atau masyarakat umum dapat memanfaatkan arsip statis untuk bahan penelitian atau penelusuran sejarah lainnya. Pemanfaatan bahan-bahan perpustakaan dapat dilakukan oleh setiap orang, seperti halnya bahan-bahan museum. Namun apabila organisasi perpustakaan atau museum itu didirikan untuk kepentingan organisasi utamanya (parent organisation), maka umumnya ada keterbatasan bagi masyarakat umum untuk mengaksesnya. Artinya, materi-materi tersebut lebih banyak dimanfaatkan oleh staf organisasi tersebut.

Berkaitan dengan pemanfaatan materi, apakah ada izin khusus untuk mengaksesnya? Dalam dunia kearsipan, baik arsip dinamis maupun arsip statis, ada peraturan administrasi dan hukum yang mengatur siapa yang boleh mengakses arsip-arsip tersebut. Kewenangan yang diatur dalam peraturan tersebut berkaitan dengan tanggungjawab penggunanya. Izin untuk mengakses bahan pustaka berhubungan dengan peraturan hak cipta (copyright). Pengguna diharuskan untuk mematuhi peraturan tersebut apabila ingin menggunakan bahan pustaka untuk kepentingan penulisan. Namun masyarakat tidak memerlukan izin khusus apabila ingin ingin menyaksikan pameran koleksi museum. Izin tersebut diperlukan apabila orang ingin mengakses bahan museum yang tidak dipamerkan.

Apa bahan-bahan tersebut siap diakses dan tersedia setiap saat? Untuk arsip dinamis, arsip selau tersedia dan dapat diakses hanya oleh arsiparis pengelola arsip dan staf/ pejabat lain yang berwenang. Arsip statis tidak selalu siap sedia untuk diakses. Hanya arsip yang sering digunakan yang tersedia untuk sementara waktu. Karena masyarakat tidak memiliki akses langsung pada tempat penyimapanan dan lokasinya yang terpisah dengan ruang layanan informasi, maka pencarian materi dialakukan oleh staf dan memerlukan waktu untuk menemukannya kembali.

Pada umumnya masyarakat dapat langsung mencari dan menyeleksi bahan-bahan pustaka yang diperlukan di tempat penyimpanan (rak-rak buku/ majalah). Beberapa perpustakan memberikan pelayanan pencarian bahan-bahan oleh staf apabila materi tersebut terletak dilokasi yang berbeda atau dilakukan peminjaman antar perpustakaan. Sementara, pameran koleksi museum hanya menampilkan sebagian dari koleksi yang ada. Bahan-bahan dilokasi penyimpanan meungkin tersedia hanya untuk konsultasi yang diberikan oleh staf professional.

Bagaimana dengan prosedur peminjaman? Apakah pengguna dapat membawa materi tersebut keluar lokasi penyimpanannya? Arsip dinamis dapat ditransfer pada staf/ pejabat yang berwenang untuk waktu tertentu. Tidak demikian dengan arsip statis yang tidak dapat dibawa keluar dari organisasi penyimpannya. Arsip hanya dapat dibaca dan dimanfaatkan didalam organisasi tersebut. Bahan-bahan perpustakaan umumnya dapat dipinjam keluar, meski ada perpustakaan yang tidak memberikan izin untuk itu. Untuk koleksi museum, tidak dapat dipinjam keluar.

Kearsipan, perpustakaan dan museum dikelola oleh professional. Apa sebutan profesi dari masing-masing disiplin ilmu tersebut? Di Indonesia, orang yang berkecimpung dalam dunia kearsipan, baik dinamis maupun statis disebut Arsiparis. Pustakawan adalah orang yang bekerja di perpustakaan. Orang yang bekerja mengurus benda-benda museum disebut Kurator.

Masalah atau isu apa saja yang dihadapi Arsiparis, Pustakawan dan Kurator, terlebih dengan datangnya era informasi ini? Arsiparis yang bekerja dilingkungan arsip dinamis akan menemukan problem mengenai keutuhan arsip, kerahasiaan, keamanan, sistim yang reliable dan efektif, pengawasan risiko dan biaya; akses yang efektif dan layanan penemuan kembali untuk mendukung kebutuhan keuangan, hukum dan administrasi, serta perubahan teknologi.

Arsiparis yang bekerja dilingkungan arsip statis menemukan isu-isu tentang etika, privasi, kebebasan mendapatkan informasi, kerahasiaan hak cipta, keutuhan arsip dan otensitas, pertanggungjawaban keamanan dan pemeliharaan; kelangsungan kebudayaan, perubahan teknologi, kelangsungan akesibilitas, pengertian publik dan pendanaan.

Pustakawan dilingkungan perpustakaan memiliki problem diantaranya yaitu kebebasan dan kesamaan hak untuk mengakses informasi, pengemasan informasi dalam format elektronik; perubahan teknologi dan pendanaan. Terkahir, Kurator akan menemukan isu-isu yang berkaitan dengan keutuhan dan keaslian objek, pemeliharaan dan pengamanan, pertanggungjawaban, kelangsungan kebudayaan, perubahan teknologi, kelangsungan akesibilitas dan pendanaan. (Oleh: Dasril Iteza – Disarikan dari berbagai sumber)

Read more > Perbedaan Arsip Dengan Sumber Informasi Lainnya

Deklarasi Universal Tentang Kearsipan

Dasril Iteza - Deklarasi Universal Tentang Kearsipan yang dipaparkan dibawah ini Diadopsi oleh Majelis Umum Dewan Kearsipan Internasional, Oslo September 2010. Disahkan dalam Sidang Ke-36 Sidang Umum UNESCO, Paris November 2011. Dengan adanya deklarsi universal tentang kearsipan tersebut, semakin mempertegas keseriusan dunia akan bidang Arsip dan Kearsipan.

Deklarasi Universal Tentang Kearsipan

Arsip merekam keputusan, tindakan, dan memori. Arsip merupakan warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi satu generasi ke generasi berikutnya. Arsip dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya. Arsip merupakan sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Arsip memainkan peran penting dalam pengembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu dan kolektif. Keterbukaan akses arsip memperkaya pengetahuan kita mengenai masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi hak warga negara, dan meningkatkan kualitas hidup.

Untuk mendukung hal tersebut, kami mengakui

• kualitas keunikan arsip sebagai bukti kegiatan administrasi, budaya, dan intelektual, serta sebagai refleksi dari evolusi masyarakat;

• arti pentingnya arsip untuk mendukun gefisiensi kegiatan, akuntabilitas dan transparansi, untuk melindungi hak warga negara, untuk membangun memori individu dan kolektif, untuk memahami masa lalu, serta untuk mendokumentasikan masa kini sebagai pedoman kegiatan di masa yang akan datang;

• keragaman arsip dalam merekam setiap sektor kehidupan manusia; keragaman format arsip yang diciptakan, meliputi: kertas, elektronik, audio visual, dan lain sebagainya;

• peran arsiparis sebagai tenaga profesional terlatih melalui pendidikan dasar dan lanjutan, untuk memberikan layanan kepada masyarakat dengan cara mendukung penciptaan arsip dan dengan cara memilih, memelihara, serta menyediakan arsip untuk digunakan;

• tanggung jawab kolektif dari semua – warga negara, aparatur negara dan pengambil keputusan, pemilik atau pengelola lembaga kearsipan pemerintah dan non-pemerintah, serta arsiparis dan tenaga spesialis informasi lainnya.

Oleh karena itu, kami bekerja sama agar

• kebijakan dan peraturan perundang-undangan kearsipan nasional ditetapkan dan dilaksanakan; pengelolaan arsip dievaluasi dan dilaksanakan secara kompeten oleh seluruh lembaga, baik pemerintah maupun swasta, yang menciptakan dan menggunakan arsip dalam pelaksanaan kegiatannya;

• sumber daya yang memadai dialokasikan untuk mendukung pengelolaan arsip yang baik, termasuk mendayagunakan tenaga profesional yang terlatih;

• arsip dikelola dan dilestarikan dengan cara yang dapat menjamin autentisitas, reliabilitas, integritas, dan kegunaannya;

• arsip tersedia untuk diakses oleh setiap orang, dengan tetap menghormati peraturan perundangan-undangan yang terkait dan hak-hak individu, pencipta, pemilik, serta pengguna;

• arsip digunakan untuk membantu peningkatan tanggung jawab kewarganegaraan.

File PDF Deklarasi Universal Tentang Kearsipan dapat di download di http://www.ica.org/download.php?id=2591

Read more > Deklarasi Universal Tentang Kearsipan

Peranan Manajemen Arsip Dinamis

Dasril Iteza - Manajemen Arsip Dinamis sebagai suatu disiplin dan fungsi administrasi dalam suatu organisasi, menyelenggarakan pengelolaan arsip untuk menjamin kelangsungan kegiatan organisasi, pertanggungjawaban dan kepentingan suatu kelompok/ lembaga/ organisasi.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Dinamis dikatakan sebagai arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Pada mulanya, manajemen arsip dinamis digunakan sebagai kepentingan pemeliharaan arsip-arsip kebijakan (policy) dan korespondensi (surat-menyurat). Penekanannya diutamakan pada pengawasan secara terpusat terhadap pengunaan arsip-arsip dalam suatu organisasi. Penempatan fisik arsip dapat dilakukan di unit kerja mana saja, namun sistin terpusat (sentralisasi) dibuat sedemikian rupa untuk mengawasi arsip tersebut. Demikian pula dengan keberadaan arsip elektronik yang tetap tersimpan dalam komputer staf (pegawai) unit yang bersangkutan.

Saat ini perubahan terhadap pemahaman manajemen arsip dinamis dalam suatu organisasi mulai terasa. Pengawasan fisik arsip secara sentralisasi dapat dijalankan. Manajemen arsip dinamis difokuskan pada manajemen informasi yang terekam dalam bentuk apapun serta lokasi arsip asli itu disimpan. Sehingga manajemen arsip dinamis tidak hanya memberi perhatian terhadap arsip yang diciptakan, tetapi juga terhadap sistem yang merekam seluruh kegiatan organisasi.

Penempatan manajemen arsip dinamis disesuaikan dengan besar kecilnya orginiasi termasuk kebutuhannya. Pada umunya diletakkan didalam salah satu unit fasilitatif organisasi bersama-sama bagain personalia atau SDM, keuangan dan sistim informasi. Tidak jarang pula manajemen arsip dinamis bersama-sama dengan perpustakaan diletakkan dibawah bagian layanan informasi dan bahkan kadangkala berada dibawah bagian teknologi informasi sejajar dengan sistim komputer. Prinsipnya tidak masalah manajemen arsip dinamis diletakkan, sangatlah penting bagi staf (pegawai) unit tersebut untuk bekerja sama dengan pegawai-pegawai unit kerja lain yang berkaitan dengan sistim informasi dan perkantoran.

Hubungan kerja sama yang baik antarapejabat pengelola manajemen arsip dinamis dengan operator komputer dapat mengembangkan penggunaan teknologi yang tepat untuk melaksanakan manajemen arsip dinamis yang efektif dan pengelolaan arsip dalam organisasi, termasuk dalam memengelola arsip elektronik. Sementara hubungan atasan dengan bawahan dan juga unit-unit fungsional dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan pengelolaan arsip yang berkaitan dengan fungsi-fungsi tersebut.

Arsiparis atau pejabat pengelola arsip yang bertanggung jawab terhadap kegiatan manajemen arsip dinamis sebaiknya bekerja sama dengan profesi informasi lainnya seperti profesi teknologi informasi serta pejabat-pejabat bidang/ unit kerja lainnya. Jay Kennedy dan Cherryl Schauder dalam buku Records Management Second Edition (2000), hal diatas dimaksudkan agar dapat:

1. menentukan kebutuhan pengolahan arsip yang berkaitan dengan kegiatan kerja/ bisinis unit-unit kerja menentukan arsip yang harus diciptakan dan berapa lama harus disimpan; 
2. menentukan peraturan dan standard untuk mendukung penciptaan dan perekaman arsip yang akurat dan lengkap; 
3. mengembangkan sistem dan pengawasan untuk menjamin perekaman arsip yang akurat dan lengkap; 
4. menentukan proses untuk mengawasi kesimbangan antara persyaratan pengelolaan arsip internal dan eksternal; 
5. menjamin organisasi untuk dipersiapkan secara baik untuk menerima audit arsip oleh instansi yang berwenang, misalnya kantor pajak atau dari Badan Pemeriksa Keuangan.

Manajemen arsip dinamis yang baik dapat memberikan banyak keuntungan bagai suatu institusi/ lembaga/ organisasi baik pemerintah maupun swasta, khususnya pada hal penghematan biaya operasional, efektivitas kegiatan atau transaksi bisnis, serta pendayagunaan sumber daya manusia yang sesuai dengan skil, kompetensi dan profesinya!

Baca juga: Konsep dan tujuan pengembangan Arsip dinamis.

Read more > Peranan Manajemen Arsip Dinamis

Kedudukan Penyusutan Arsip dalam Life Cycle of Record dan The Records Continuum Model

Dasril Iteza - Kerangka dasar Manajemen Kearsipan yaitu konsep Daur Hidup Arsip (Life Cycle of Record) yang mengandung pengertian suatu siklus arsip dimulai diciptakan, digunakan, disimpan baik sementara atau disimpan permanen sebagai arsip statis, hingga sampai dimusnahkan apabila tidak lagi memiliki nilai guna. Pengelolaan arsip atau manajemen arsip tersebut mesti terintegrasi antara tahap penciptaan dengan tahap penggunaan dan pemeliharaan demikian juga dengan tahap penyusutan.
 
Dalam konsep diatas, setelah arsip tersebut sudah tidak dipergunakan lagi, arsip tersebut tidak lagi memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna bagi kepentingan nasional, maka arsip tersebut akan dimusbahkan. Dalam gal ini arsip akan mengalami penyusutan. Tetapi bila masih memiliki nilai guna kesejarahan atau kepentingan nasional, maka arsip tersebut harus dilestarikan selama-lamanya secara permanen sebagai arsip statis yang normalnya disimpan di Arsip Nasional atau Arsip Daerah.

Dilain pihak, dalam konsep pengelolaan arsip, dikenal pula dengan istilah konsep The Records Continuum Model. Dalam konsep ini – pada prakteknya lebih ditekankan pada arsip statis – disebutkan bahwa arsip statis tidak hanya digunakan oleh instansinya saja, tetapi juga untuk untuk kepentingan publik. Sehingga dalam hal ini, arsip menjadi lebih sering digunakan untuk berbagai kepentingan publik, seperti saat dalam keadaan aktif di instansinya. Sehingga dapat dikatakan arsip statis mengalami fase hidup kembali atau lahir kembali atau reborn (lihat: Djoko Utomo, “Profesionalisme SDM Kearsipan, Arsip dan Peranannya Dalam Otonomi Daerah”, Makalah pada Raker Kearsipan se-Provinsi Sumatera Utara tanggal 17-18 Desember 2002, hlm 8).

Sources:

• http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-smckp2.html#fig1
• http://kodzan.blogspot.com/2010/04/siklus-hidup-arsip-life-cycle-of.html

Read more > Kedudukan Penyusutan Arsip dalam Life Cycle of Record dan The Records Continuum Model

Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip Statis

Dasril Iteza - Dalam urusan Arsip dan Kearsipan, Pemerintah Republik Indonesia memang telah mengeluarkan undang-undang tentang hal tersebut, yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Meski demikian, sayangnya masih banyak hal yang belum bisa di-cover oleh undang-undang bernomor 43 berangka tahun 2009 ini, salah satu contohnya adalah masalah Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip Statis.

Begitu menulis artikel ini, sebenarnya pikiran saya menerawang kebelakang yaitu masa-masa dimana saya sedang kuliah (baca: belajar Kearsipan) selama 3 tahun (2001 – 2004). Tidak luput dari apa yang saya (dan teman-teman sekelas) pelajari adalah tentang masalah Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip ini.

Setiap warga negara mempunyai hak untuk memperoleh informasi melalui dokumen/ arsip. Tetapi sampai saat ini masalah Keterbukaan dan Ketertutupan arsip masih menjadi masalah yang sering dibicarakan karena Negara kita (baca: ANRI) belum mempunyai undang-undang yang menjamin arsip mana yang boleh dibuka dan arsip mana yang masih tertutup. Dengan demikian, hal ini sudah barang tentu juga sangat sukar sekali jika ingin diimplementasikan pada setiap daerah.

Jika arsip statis bisa dengan mudah diakses setiap orang informasinya, tentunya hal ini sifat arsip tersebut adalah terbuka. Namun jika dirasa sulit untuk mendapatkan akes arsip, hal ini mungkin saja arsip tersebut bersifat tertutup. Dan memang pada beberapa jenis/ tipe arsip ada yang tidak diizinkan untuk diakses informasinya.

Sebenarnya, ada beberapa alasan yang mendasar mengapa arsip tersebut (masih) tertutup untuk umum:

• Stabilitas Nasional. Organisasi atau instansi yang menciptakan dan individu yang memiliki arsip berkeberatan arsipnya menjadi terbuka dan disediakan untuk pengguna arsip karena arsip tersebut berisi informasi yang berhubungan dengan kerahasiaan bisnis atau masalah yang bisa mengakibatkan ketidakstabilan dalam pemerintahan atau membahayakan keamanan Negara, mengancam stabilitas nasional.

• Kredibilitas Seseorang. Perlindungan secara pribadi atas permintaan. Dalam hal ini menyangkut masalah personal/ pribadi yang secara mendetail menguraikan kehidupan pribadi seseorang (apalagi orang tersebut masih hidup) dan tidak boleh disebarluaskan kepada umum tanpa seizin dari pemilik arsip tersebut.

• Suku Agama Ras Antar golongan (SARA).

• Militer. Jika arsip yang berisi informasi tentang strategi militer meliputi peta kekuatan, alusista serta hal lainnya yang berhubungan dengan kemiliteran.

• Kondisi Fisik Arsip. Jika arsip dalam kondisi yang sangat rentan, mudah sobek atau rusak, maka pengguna harus menunggu arsip itu untuk dapat digunakan lagi setelah selesai diperbaiki oleh konservator.

Tidak menutup kemungkinan, 20 atau 30 tahun kemudian arsip-arsip tesebut terbuka untuk umum. Setiap orang/ pengguna arsip tentu ingin haknya dalam memperoleh informasi terpenuhi, namun beberapa hal diatas perlu kiranya untuk dimaklumi.

Meski demikian, sudah semestinya juga pemerintah membuat dasar hukum/ peraturan/ perundang-undangan yang mengatur masalah keterbukaan dan ketertutupan arsip agar dikemudiah hari enak rasanya petugas menjelaskan jika ada seseorang yang ingin mengakses informasi dalam arsip namun faktanya ada dasar hukum yang mengatur bahwa arsip tersebut (masih) tertutup untuk umum!

Read more > Keterbukaan dan Ketertutupan Arsip Statis

Cara Melestarikan Dokumen secara sederhana

Dasril Iteza - Dokumen pun merupakan hasil rekaman informasi baik sengaja maupun tidak. Baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya – dalam skup luas - dokumen perlu dilestarikan bersama sebagai suatu rekaman budaya atau sejarah kehidupan bangsa yang menjadi kebanggaan dan acuan dalam pengembangan budaya bangsa di masa mendatang.

Sedangkan dokumen pribadi jika dirasa perlu untuk dilestarikan, maka tidak perlu menunggu waktu lagi. Setidaknya berguna untuk kebanggaan dan acuan buat sang pemilik dokumen tersebut!

Untuk dokumen pribadi, kita pasti memiliki buku, kertas yang berisi hasil pemikiran, foto-foto, ijazah dan lain sebagainya. Sayangnya kesemua itu akan mengalami kerusakan jika tidak ada upaya pelestarian.

Berikut ini adalah 5 (lima) cara melestarikan dokumen:

1. Jangan menggunakan Tape atau lem untuk memperbaiki dokumen. Umumnya tape atau lem yang peka terhadap tekanan mengandung asam dan menyebabkan bintik coklat pada dokumen. 
2. Simpanlah dokumen secara mendatar, namun jangan meratakan dokumen yang tergulung secara paksa. Paksaan tersebut akan merusak serat dan akan melemahkan kertas. 
3. Jangan mengikat dokumen dengan menggunakan karet gelang. Karet gelang akan mengeras dan melekat ke kertas. 
4. Simpanlah dokumen yang jauh dari sinar matahari atau sinar lampu fluoresen. Semua cahaya akan merusak dokumen; Sinar ultraviolet merusak semuanya. 
5. Jangan pergunakan Paper Clip, Stapples atau objek metal lain untuk menyatukan dokumen. 

Cara yang sederhana, namun memiliki keampuhan pelestarian jangka panjang.

Read more > Cara Melestarikan Dokumen secara sederhana

Integrated Pest Management untuk mengendalikan organisme perusak Arsip

Dasril Iteza - Sebelum Integrated Pest management disarankan oleh banyak kalangan pakar professional, selama ini digunakan pestisida untuk menanggulangi organisme perusak, baik itu organisme perusak yang merusak arsip. Akan tetapi, banyak negara di Benua Eropa sudah mulai meninggalkan penggunaan pestisida tersebut karena efeknya yang berbahaya bagi manusia dan lingkungan.

Apa itu Integrated Pest Management (atau disingkat IPM)? Integrated Pest Management adalah metode pengendalian organisme perusak secara terpadu dengan menggunakan berbagai metode pengendalian. Pemilihannya dilakukan secara bijaksana dan menggunakan produk-produk yang aman bagi manusia dan lingkungan.

Lantas apa itu organisme perusak arsip? Arsip merupakan warisan budaya bangsa yang harus dijaga, dirawat serta dilestarikan agar jangan sampai hilang baik segi fisik maupun informasinya. Sayangnya kita sering alpa untuk menyelamatkan arsip dari semua hal yang membahayakan kelangsungan fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip. Keberadaan arsip sendiri tidak lepas dari berbagai bahaya yang mengancam, baik bahaya seperi banjir, kebakaran maupun ancaman bahaya dari tempat penyimpanan arsip itu sendiri seperti ancaman dari orgnisme perusak!

Organisme perusak arsip yang bisa kita temui adalah serangga, binatang pengerat serta jamur. Selain sebagai sumber makanan, arsip sering dijadikan sarang dan tempat penampungan hasil sekresi dari serangga-organisme perusak tersebut. Hasil sekresi ini sangat berbahaya bagi arsip dan manusia karena dapat menimbulkan kerusakan dan gangguan kesehatan.

Organisme perusak yang sering kita jumpai ditempat penyimpanan arsip atau dokumen adalah silferfish, kecoa dan berbagai organisme lainnya. Silferfish misalnya yang senang memakan lem dan merusak jilidan buku. Habitat mereka adalah tempat lembab yang tidak pernah diganggu selama kurun waktu tertentu dan mereka ini menyukai tempat gelap. Sedangkan kecoa, bisa menimbulkan noda pada arsip karena meninggalkan hasil sekresinya pada arsip/ dokumen.

Kembali Integrated Pest Management sebagai upaya untuk mengendalikan organisme perusak Arsip sepeti silferfish, kecoa dan kawan-kawannya, kelebihan dari IPM ini adalah mencegah masalah yang terjadi dan hasilnya dan hasilnya akan lebih efektif dalam menangani organisme perusak arsip. Selain itu untuk menekan penggunaan pestisida yang jelas-jelas berbahaya bagi manusi, lingkungan serta mengurangi risiko kerusakan arsip itu sendiri.

Ada pun beberapa tahapan dari IPM adalah:

1. Inspeksi yang bertujuan untuk mengetahui jenis-jenis organisme perusak yang seperti apa, daerah yang diserang serta kalkulasi biaya yang diperlukan. 
2. Identifikasi dengan tujuan untuk mengetahui faktor pendukung terjadinya serangan oleh organisme perusak, misalnya keretakan pada lantai dan kelembaban yang terlalu tinggi. 
3. Pemilihan metode pengendalian adalah bertujuan untuk mengendalikan masalah dengan pemilihan metode yang tepat 
4. Evaluasi dengan tujuan untuk mengetahui target pengendalian yang telah dicapai.

IPM ini dapat diaplikasikan diantaranya:

• Selalu menjaga kondisi ruangan agar bersih setiap saat, kondisi ruang penyimpanan yang stabil, jendela dan pintu ruangan yang tertutup rapat. 
• Inspeksi dan monitoring untuk mengatahui sedini mungkin serangan dari organisme perusak. 
• Pemeriksaan secara ketat terhadap arsip yang baru masuk dilakukan untuk mencegah infestasi organisme perusak arsip demikian juga dengan petugas yang harus selalu membuat dirinya tetap Clean. 
• Serta berbagai upaya-upaya lainnya.

Meski harus diakui, tidaklah mudah untuk mengaplikasikan IPM ini. Perlu dukungan semua pihak. Arsip bukan hanya tanggung jawab petugas penyimpan arsip semata, namun tugas kita semua. Kesadaran yang penting bahwa dengan IPM merupakan upaya kita semua untuk menyelamatkan arsip dari organisme perusak, bebas dari pestisida kimia berbahaya, kesehatan terjaga dan lingkungan tetap aman.

Referensi:

• http://www.epa.gov/pesticides/factsheets/ipm.htm 
• http://en.wikipedia.org/wiki/Integrated_pest_management

Read more > Integrated Pest Management untuk mengendalikan organisme perusak Arsip

Jabatan Fungsional Arsiparis dan keuntungannya

Dasril Iteza - Dibandingkan dengan pengertian Arsiparis dalam Permenpan Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009, yang penekannya hanya untuk PNS saja, saya lebih menyukai pengertian Arsiparis dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dimana Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Arsiparis – dalam pemerintahan – masuk dalam kelompok jabatan fungsional, seperti fungsional pustakawan dan lainnya, yang belakangan mulai ramai peminatnya diibandingkan beberapa tahun atau beberapa periode lalu. Saat itu – dan mungkin juga sekarang – jabatan struktural sering dijadikan ajang rebutan, dan pemenangnya adalah mereka-mereka yang memiliki kedekatan dengan atasan dan perangkat-perangkat diatasnya. Namun, jabatan struktural hanya bisa diisi oleh satu kursi. Ini tentu saja berbeda dengan fungsional.

Kembali ke topik, jika memang memilih Jabatan Fungsional Arsiparis, maka orang tersebut tidak perlu lagi memikirkan jabatan struktural yang hanya bisa diduduki oleh satu orang, dan sebagaimana judul dari postingan ini, berikut ini adalah beberapa keuntungan jabatan fungsional arsiparis (dalam kurang lebihnya):

• Tidak ada urusan lagi dalam sikut menyikut dalam “memperebutkan” jabatan struktural;
• Profesionalitas yang lebih dalam menangani arsip dan kearsipan; 
• Kesempatan naik pangkat pilihan 2 (dua) tahun sekali dengan catatan angka kredit terpenuhi dan DP3 baik; 
• Kesempatan naik pangkat dengan pangkat dan golongan/ ruang tertinggi, juga terbuka lebar; 
• Mendapatkan tunjangan Jabatan Fungsional Arsiparis (baca UU 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 30); 
• Menurut informasi yang saya dengar yaitu masih dalam proses penetapan bahwa batas usia pensiun jenjang jabatan Arsiparis Madya – Utama 60 tahun;

Dan tentunya masih banyak lagi keuntungan lainnya.

Satu hal yang mesti diingat, Arsiparis adalah profesi, sama seperti profesi dokter, dokter gigi, apoteker dan lain sebagainya yang memiliki kode etik dalam menjunjung tinggi tugas dan tanggungjawab sesuai yang diemban.

Read more > Jabatan Fungsional Arsiparis dan keuntungannya

Alih media arsip dengan pemindai (scanner)

Dasril Iteza - Berbicara tentang arsip terutama arsip statis, maka arsip statis merupakan memori kolektif bangsa sehingga membutuhkan layanan yang bersifat lengkap, cepat, tepat sasaran, mudah dan tentu saja murah! Untuk mewujudkan layanan tersebut harus ditunjang atau lebih tepatnya dibutuhkan pusat data yang berisi informasi mengenai arsip statis yang dimiliki secara lengkap serta terpadu. Informasi-informasi mengenai arsip statis tersebut akan lebih efektif jika berupa citra digital dari hasil pemindaian (scanning) arsip statisnya. Hal ini akan menunjang bagi masyarakat yang membutuhkan untuk memperoleh layanan arsip statis secara lengkap, cepat, tepat, murah (kalau tidak gratis).

Untuk membuat pencitraan arsip statis sehingga menjadi bentuk digital, alat pemindai atau scanner beserta kamera digital harus dipertimbangkan karena tidak hanya terkait pada objek (arsip statisnya) yang akan dipindai tetapi juga maksud penggunaan citra digital tersebut. Ada dua hal yang harus diperhatikan, yang pertama adalah kalau hanya citra digital yang diinginkan hanya untuk sebatas akses saja, maka tidak perlulah kiranya menggunakan scanner yang menggunakan resolusi tinggi, sedangkan yang kedua adalah jika yang diinginkan adalah citra digital untuk dijadikan master, maka scanner beresolusi tinggi atau yang terbaik mutlak diperlukan!

Kualitas Gambar

Membuat foto untuk cetak poster Kamera digital menyimpan foto dalam format yang berbeda-beda. Selain format terkompresi JPEG, ada pula format TIFF. Dalam format TIFF foto tidak akan dikompresi atau dikompresi seminimal mungkin. Format ini membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih besar. Untuk mencetak poster dibutuhkan data gambar dan warna seasli mungkin. Jadi, format TIFF lebih cocok untuk keperluan ini. Untuk menjadikan master, saya sendiri sering menggunakan format TIFF!

Memasang Scanner (Pemindai)

Hemat waktu dengan koneksi cepat Scanner beresolusi tinggi akan menghasilkan data gambar cukup besar. Agar proses transfer data berlangsung lebih cepat, pilihlah scanner dengan interface USB 2.0 atau Firewire. Dengan interface ini data gambar akan ditransfer lebih cepat dibandingkan interface USB 1.1 yang masih menjadi standar umum. Komputer model lama yang hanya memiliki interface serial dan paralel akan memerlukan card USB 2.0 atau Firewire tambahan.

Perangkat Komputer, PC atau Notebook

Untuk lebih mempercepat proses pemindaian, semakin tinggi atau semakin canggih komputer atau notebook yang kita gunakan maka akan semakin cepat pula pekerjaan kita dalam hal alih media arsip. Seperangkat Scanner dengan PC atau Notebook yang memiliki prosesor tinggi akan sangat membantu dalam hal ini, apalagi sekarang dipasaran banyak sekali PC atau Notebook yang memiliki prosesor dan memori yang besar bisa didapatkan dengan harga yang relative terjangkau.

Hal yang perlu diperhatikan juga adalah dasar hukum untuk melaksanakan alih media arsip. Selain itu mungkin juga ada kawan-kawan yang sering melakukan alih media arsip menggunakan scanner arau pemindai untuk bisa sharing pada kolom komentar dibawah ini.

Read more > Alih media arsip dengan pemindai (scanner)

Konsep Arsip Aktif

Dasril Iteza - Arsip Aktif menurut ICA: 1988, adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan lembaga/ organisasi. Karena sifatnya yang demikian itu maka arsip disimpan, dikelola ditempat asalnya.

ARMA: 1984 mengartikan arsip yang secara tetap masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi “saat ini”. Sedangkan Kennedy: 1998 – seorang ahli kearsipan – memberikan definisi sebagai arsip yang masih sering dirujuk dan ditemukan atau yang berisi innformasi yang sangat berkaitan dengan kegiatan mutakhir organisasi.

Dari beberapa define diatas, dapatlah ditarik kesimpulan bahwa Arsip Aktif mengandung elemen-elemen sebagai berikut:

1). Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan organisasi/ institusi

2). Sering digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi

3). Disimpan dan dikelola oleh unit asal atau unit kerja pencipta arsip

Dengan demikian, dapat diketahui bahwa Arsip Aktif merupakan unsur penting dalam mendukung kelancaran kegiatan, pekerjaan, mendukung proses pengambilan keputusan; maka Arsip Aktif harus selalu siap sedia saat dibutuhkan! Jadi, hal terpenting dalam menyikapi hal diatas adalah:

a). kecepatan;

b). ketepatan penemuan kembali arsip saat diperlukan.

Dalam suatu organisasi – meminjam pemikiran dari Betty R. Ricks: 1992 – Arsip Aktif jumlahnya sekitar 25% dari seluruh arsip yang tercipta, 10% masuk kategori simpan permanen alias Arsip Statis yang artinya tidak boleh dimusnahkan, 30%-nya masuk ke kategori Arsip Inaktif yang harus disimpan dipusat arsip (records center), dan sisanya yang 35% tidak memiliki nilai guna lagi dan harus dimusnahkan.

Read more > Konsep Arsip Aktif

Dimanakah informasi disimpan? Informasi disimpan dalam arsip

Arsip akan berkumpul secara alami sejalan dengan berputarnya roda organisasi/ lembaga. Suatu perusahaan/ organisasi/ lembaga yang tidak memiliki program manajemen arsip yang terpadu akan mengalami situasi yang problematic yaitu terkumpulnya arsip baik arsip aktif, arsip inaktif, maupun arsip statis dalam suatu ruangan (misalnya filing cabinet, depo/ gudang arsip), dengan demikian permasalahan yang muncul adalah sulitnya menemukan arsip saat diperlukan serta makin sesaknya ruangan penyimpanan arsip!

Ada satu teori yang disampaikan oleh Betty R. Ricks – 1992 yaitu suatu perusahaan sesudah meluncurkan kegiatannya dapat menyisihkan arsip dari unit kerja ke penyimpanan arsip inaktif sebanyak 25%. Dengan demikian, arsip yang benar-benar dianggap aktif hanya 25%-nya!

Arsip yang sebanyak 25% tersebut berisi informasi yang sangat berguna untuk menunjang kegiatan organisasi, baik sebagai pendukung dalam pengambilan keputusan, memperlancar proses kerja, bahan referensi maupun sebagai berkas kerja.

Masih dalam tahun yang sama, Betty R. Ricks juga mengatakan: where is information kept? It is kept on records! (= dimana informasi disimpan? Informasi disimpan dalam arsip). Dengan demikian, informasi merupakan salah satu sumber vital bagi organisasi yang dapat disimpan dalam berbagai bentuk, salah satunya adalah records (= arsip aktif).

Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung terciptanya suatu kondisi yang memenuhi standard mutu dibidang administrasi atau manajemen terutama di bidang records management, disamping juga akan mendukung terciptanya efektivitas serta efisiensi suatu organisasi/ institusi. Ini sebagaimana diisyaratkan oleh STANDARD ISO No. 15489 tentang Records Management bahwa pengelolaan arsip yang baik akan memungkinkan organisasi untuk:

1). Melaksanakan kegiatan/ bisnis secara teratur, efisien dan dapat dipertanggung-jawabkan;

2). Memberikan pelayanan secara konsisten dan adil;

3). Mendukung dan mendokumentasikan perumusan kebijaksanaan dan proses pengambilan keputusan;

4). Mendukung terciptanya konsitensi, kontinuitas dan produktivitas dalam administrasi dan manajemen;

5). Memudahkan pelaksanaan secara efektif disuatu organisasi/ institusi;

6). Menjamin tetap berlangsungnya suatu kegiatan meskipun terdapat bencana;

7). Memberikan perlindungan dan dukungan hokum, termasuk manajemen risiko;

8). Melindungi kepentingan organisasi dan hak-hak pegawai, klien dan stakeholder (pihak-pihak yang berkepentingan), saat ini maupun saat yang akan datang;

Arsip sebagai bagian dari suatu siklus hidup atau tahapan dari suatu pengelolaan arsip secara utuh merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari records management, sehingga pengelolaan arsip akan mendukung terciptanya kondisi sebagaimana yang disebutkan diatas!

Baca juga: Alasan Merekam Informasi

Read more > Dimanakah informasi disimpan? Informasi disimpan dalam arsip

Langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan non tekstual

Dasril Iteza - Dalam tulisan sebelumnya, telah saya singgung tentang langkah-langkah Penilaian Arsip Statis. Bahwa Arsip statis itu terdiri dari Arsip Tekstual dan Arsip non tekstual. Untuk lebih rincinya terhadap postingan terdahulu tersebut – dimana yang satu dengan yang yang lainnya saling berhubungan - maka berikut ini saya sedikit mencoba untuk menerangkan langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan arsip non tekstual.

Apa saja yang dipersiapkan guna mendukung langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan non tekstual? Berikut ini item demi itemnya:

• Siapkan formulir penilaian arsip 
• Siapkan daftar pertelaan arsip yang akan dinilai; 
• Periksa setiap nomor deskripsi arsip yang akan tertulis dalam daftar pertelaan arsip dengan seksama; 
• Untuk arsip non tekstual, perlu dilihat kualitas fisik arsipnya; 
• Kaitkan deskripsi satu dengan yang lainnya yang tertuang dalam daftar pertelaan arsip berdasarkan pendekatan dan analisis penilaian arsip; 
• Mulailah menilai daftar pertelaan arsip dengan seksama berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku; 
• Apabila jadwal retensi arsip telah ada maka nilai deskripsi arsip yang tertuang dalam daftar pertelaan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip tersebut; 
• Apabila jadwal retensi arsip tersebut “dinilai kembali”, maka diskusikan dengan anggota tim penilai lainnya; 
• Apabila jadwal retensi belum ada, maka diskusikan arsip yang akan dinilai dengan anggota tim penilai berdasarkan tingkat kepentingan organisasi dan pendekatan serta analisis penilaian arsip; 
• Isi formulir penilaian arsip berdasarkan hasil diskusi tim penilai arsip.

Read more > Langkah – langkah penilaian arsip tekstual dan non tekstual

Arsip Kartografi dan Kearsitekturan

Dasril Iteza - Arsip kartografi dan kearsitekturan bisa dalam bentuk kertas atau non kertas. Arsip kartografi dapat dikelompokkan menjadi 3 (tiga) kelompok besar, yaitu:

1. Arsip peta (peta dasar, tematik, bagan, induk dan charts); 
2. Arsip topografi (permukaan bumi); 
3. Arsip atlas (kumpulan peta mejadi satu cerita).

Sedangkan arsip kearsitekturan bisa dikelompokkan ke dalam bentuk arsip gambar teknik, gambar arsitektur, denah dan gambar instalasi.

Dalam hal penilaian Arsip Kartografi dan Kearsitekturan, berikut ini bebarapa hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan penilaian, yaitu :

• pahami jenis arsip kartografi dan kearsitekturan;

• kualitas fisik arsipnya meliputi ukuran, skala perbandingan atau reduction ratio-nya, kepekaan cahaya serta kualitas gambar.

Read more > Arsip Kartografi dan Kearsitekturan

Arsip Bentuk Mikro (Microform)

Arsip Bentuk Mikro atau Microform merupakan salah satu jenis dari Arsip Bentuk Khusus. Untuk membaca isi informasi yang berada dalam Arsip Bentuk Mikro ini dibutuhkan alat yang disebut dengan Micro Reader.

Arsip Bentuk Mikro terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu: 

1. Microfilm, merupakan arsip bentuk mikro yang isinya merupakan salinan photografis dalam bentuk kecil atau merupakan miniatur dari gambar atau teks yang terekam dalam media rol film yang penciptaannya mengunakan alat photografi; 
2. Microfiche, yaitu lembaran film berisi banyak miniature gambar atau citra dalam suatu pola (frame).

Penilaian arsip Bentuk Mikro: 

• arsip bentuk micro (microform) adalah arsip yang terekam dalam media film berbentuk micro atau miniature arsip/ citra. Beberapa arsip bentuk mikro yang dikenal di Indonesia antara lain: micro film dan micro fiche; 
• arsip bentuk ini biasanya merupakan hasil alih media dari bentuk tekstual, grafik, gambar, atau tabel kedalam bentuk mikro dengan menggunakan alat/ mesin fotografi sebagai alat; 
• arsip bentuk mikro dinilai apabila tidak ada arsip aslinya (arsip tekstual/ kertas). Bila arsip bentuk mikro merupakan salinan/ copy dari arsip kertas yang ada maka yang dinilai adalah arsip kertasnya, sedangkan arsip bentuk mikro mengikuti penilaian arsip bentuk kertasnya; 
• kualitas fisik yang perlu diperhatikan antara lain: format, skala perbandingan reduction ratio-nya, kepekaan cahaya, sistim yangd dipakai serta kualitas gambarnya;

Read more > Arsip Bentuk Mikro (Microform)

Arsip Bacaan Mesin dan Penilaiannya

Dasril Iteza - Arsip Bacaan Mesin dalam konteks ini adalah arsip yang dihasilkan dengan menggunakan komputer sebagai alat baca. Penilaian arsip bacaan mesin didasarkan pada penilaian utama yaitu kelengkapan perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), operator (brainware) atau data base manager dan dokumentasinya atau manual penggunaannya. Ketidaksesuaian kelengkapan ini akan mengurangi penilaian terhadap arsip bacaan mesin.

Mengingat karakteristik khusus pada arsip, maka ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam pelaksanan penilaiannya, yaitu:

• pada arsip elektronik yang berisi hasil olahan dari data mentah, apabila isi informasinya dianggap mempunyai nilai informasi permanen, maka data base-nya pun harus disimpan pula;

• apabila arsip elektronik tidak dimungkinkan untuk dapat dibaca karena kerusakan fisik media penyimpanannya, maka tidak ada kepentingan untuk menyimpannya;

• apabila data arsip elektronik yang isi informasinya terutama berupa data base, tetapi tidak dapat ditemukan pedoman, manual, atau dokumentasi cara-cara penggunaan dan penemuan kembalinya, maka tidak diperlukan untuk disimpan; sehingga sebaiknya perlu untuk membuat hard copy-nya;

• kualitas fisik yang perlu diperhatikan adalah: kapasitas penyimpanan data, jenis informasi dan sistim pengoperasiannya.

Read more > Arsip Bacaan Mesin dan Penilaiannya

Arsip Citra Bergerak dan Penilaiannya

Dasril Iteza - Arsip Citra Bergerak secara fisik dapat terekam pada bentuk film, video (Umatik, Beta Cassette, VHS) dan optical disk serta VCD. Merupakan bagian dari jenis arsip audio visual serta bertipe Arsip Bentuk Khusus dimana arsip jenis ini merupakan arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media kertas/ tekstual. Jadi peneyebab disebut khusus adalah karena memiliki karakteristik, bentuk, pengolahan. Pengolahan yang secara khusus yang membuat perlakuannya berbeda dengan arsip tekstual. Arsip Bentuk Khusus merupakan dokumen terkait dimana penciptaannya merupakan bagian dari arsip tekstual atau arsip lainnya, walaupun ada kemungkinan juga tercipta berdiri sendiri dan tidak ada hubungannya dengan arsip lainnya.

Faktor – Faktor dalam menilai arsip citra bergerak. Dalam melakukan penilaian arsip citra bergerak ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

a). seperti halnya pada arsip photo, arsip citra bergerak mempunyai nilai informasi yang lebih kompleks dan luas disbanding dengan arsip tekstual yang isi informasinya berhubungan, sehingga cenderung memiliki nilai informasional dan evidensial;

b). pada arsip film non fiksi (cerita), biasanya dibuat karena kepentingan kebuktian dan fungsi sevagai suatu kegiatan. Oleh kerana itu, arsip citra bergerak biasanya mempunyai keterkaitan dengan arsip lain yang terekam dalam media arsip yang berbeda. Apabila nilai informasi yang terkandung dalam arsip tersebut dianggap mempunayai nilai permanen maka semua arsip yang berhubungan dan terekam dalam media lain juga harus disimpan. Prinsip ini berlaku juga terhadap arsip yang tercipta oleh lembaga broadcast dan sinema;

c). kualitas yang harus diperhatikan antara lain durasi (masa putar), kualitas gambar dan suaranya.

Read more > Arsip Citra Bergerak dan Penilaiannya

Arsip Rekaman Suara dan Penilaiannya

Apa itu arsip rekaman suara? Arsip rekaman suara secara fisik mungkin berbentuk phonografic (sejenis piringan hitam), magnetic tapes (kaset, open rell dan digital audio tapes) dan optical disk (CD Audio). 

Dalam melakukan penilaian arsip rekaman suara perlu dipertimbangkan beberapa hal sebagai berikut: 

1. arsip rekaman suara yang secara fisik rusak dan tidak mungkin untuk diputar ulang untuk mengetahui isi informasi tidak perlu disimpan dan dapat dimusnahkan; 
2. arsip rekaman suara yang secara fisik mempunayai hubungan dengan arsip lain yang terekam dalam media yang berbeda. Apabila arsip rekaman suara dianggap mempunyai nilai permanen, maka arsip yang berhubungan pun harus disimpan pula; 
3. kualitas fisik yang harus dipertimbangkan antara lain: jumlah, ukuran dan kualitas suaranya.

Read more > Arsip Rekaman Suara dan Penilaiannya

Arsip Gambar Statis (Photo, Slide)

Dasril Iteza - Arsip gambar statis atau arsip photo merupakan salah satu dari bagian arsip bentuk khusus (special format records), dimana merupakan arsip berbentuk non tekstual, sebagaimana yang telah diulas dalam langkah-langkah penilaian arsip statis.

Arsip photo umumnya memiliki nilai kebuktian (evidensial) yang lebih nyata dibanding arsip tekstual, karena dapat melukiskan, menggambarkan bukti keberadaan organisasi, akomodasi, personil dari suatu lembaga/ organisasi. Selain mempunyai nilai kebuktian, umumnya photo juga memiliki nilai informasi yang lebih bervariasi disbanding arsip tekstualnya, tapi tidak berarti semua arsip photo harus disimpan.

Terkait dengan penilain arsip statis (baca juga kriteria arsip statis), beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan penilaian terhadap arsip gambar statis atau arsip photo, antara lain: 

• Subjek Informasi: disesuaikan dengan kebijakan akuisi mengenai arsip-arsip yang mempunyai nilai permanen;

• Keunikan Isi: bila arsip ini berdiri sendiri perlu dipertimbangakan apakah arsip photo ini asli atau reproduksi;

• Kualitas Gambar: Fokus, Warna dan Komposisi;

• Kualitas fisik yang harus diperhatikan antara lain jumlah dan ukuran.

Read more > Arsip Gambar Statis (Photo, Slide)

Langkah-Langkah Penilaian Arsip Statis

Dasril Iteza - Setelah mengetahui Kriteria Arsip Statis, dan sesuai dengan surat edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 Tentang Pedoman umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip, disebutkan bahwa penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungan dengan arsip lainnya. Harus diingat bahwa arsip tidak bisa dinilai secara terlepas atau dipisahkan dari konteks administrasi dan organisasi/ instansi pencitanya. Adapun teknik penilaian arsip - meliputi teknik penilaian arsip tekstual maupun non tekstual – adalah sebagai berikut :

A. Teknik Penilaian Arsip tekstual

Penilaian Terhadap arsip tekstual yang telah dilakukan selam ini pada dasarnya tidak banyak mengalami kesulitan dibanding dengan penilaian arsip non tekstual. Namun Karena kondisi dan pengelolaannya pada masing-masing lembaga Negara, instansi pemerintah dan lembaga swasta berbeda-beda, maka diperlukan langkah-langkah penilaian arsip dimaksud seperti dibawah ini:

1. Medianya terbuat dari kertas;

2. Bisa dibaca secara langsung tanpa menggunakan alat bantu atau mesin;

3. Pada umumnya berbentuk surat-surat laporan;

B. Teknik Penilaian Arsip Non Tekstual

Arsip non tekstual mempunyai dua karakteristik, yaitu:

1. Arsip yang merupakan supplement/ lampiran dari arsip kertas;

2. Arsip yang berdiri sendiri yang diciptakan dengan maksud untuk penyebaran informasi.

Apabila arsip non tekstual merupakan supplement dari arsip tekstual maka yang dinilai adalah arsip tekstualnya. Namun apabila arsip non tekstual tersebut berdiri sendiri serta mengingat bentuk dan cirri fisiknya yang spesifik, maka dalam melakukan penilaian, perlu memperhatikan kekhususan dan bentuk fisiknya tersebut. Penilaian arsip non tekstual dilakukan dengan mempertimbangkan dua jenis analisis penilaian, yaitu:

a. penilaian teknik atau fisik (technical appraisal), yaitu menganalisis bentuk dan kualitas fisik arsip, berupa jenis media, ukuran, durasi (masa putar), kualitas gambar, kualitas suara, format, sistim yang dipakai dan lain-lain;

b. Penilaian isi/ informasi (intellectual Appraisal), yaitu menganalisis informasi yang terkandung dalam arsip baik topik/ masalah, deskripsi, tahun jumlah dan lain-lain;

Read more > Langkah-Langkah Penilaian Arsip Statis

Kriteria Arsip Statis

Kriteria Arsip Statis. Menurut Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Namun untuk menetapkan sebagai “Arsip Statis”, secara tegas harus ditentukan nilai gunanya sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang berlaku (PP No. 34 Tahun 1979 dan Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/02/1983 Tentang Pedoman Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip).

Adapun Kriteria Arsip Statis antara lain: 

1. Arsip Statis sebagaimana dimaksud Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan; 
2. Arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam penyelenggaraan kegiatan (Non Current), yang sudah tidak memiliki nilai guna primer tetapi memiliki nilai guna sekunder; 
3. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/ instansi lain atau kepentingan umum diluar lembaga pencipta arsip dan memiliki nilai guna kesejarahan, sebagai bahan bukti dan sebagai pertanggungjawaban (baik nasional maupun daerah); 
4. Arsip Statis yang bernilai Guna Sekunder terdiri dari arsip bernilai evidensial dan arsip yang bernilai guna informasional; 
5. Arsip statis yang bernilai guna evidensial adalah arsip yang dapat menggambarkan tentang terciptanya suatu lembaga atau organisasi, perkembangannya, fungsinya dan kegiatan substansional serta hasil-hasilnya; 
6. Arsip Statis yang mempunyai nilai guna informasional adalah arsip yang mengandung informasi bagi kepentingan peneliti dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau organisasi penciptanya; 
7. Arsip Statis Untuk Organisasi Kemasyarakatan dan Partai Politik terutama sekali yang sangat berperan dan berpengaruh dalam mengatur jalannya roda pemerintahan baik secara nasional maupun internasional; 
8. Arsip Statis untuk Perorangan atau individu tertentu yang mempunyai andil pada kehidupan kebangsaan; 
9. Dalam Menentukan Arsip Statis lebih diutamakan arsip asli, bila tidak ada baru ke tingkat Salinan, tembusan atau copy; 
10. Bagi Arsip kurun Waktu tertentu yang dipandang langka, maka bisa melepaskan pendekatan nilai guna: Misalnya arsip masa colonial, Arsip Masa Pendudukan Jepang dan Arsip Sekitar Proklamasi Kemerdekaan; 
11. Arsip Statis Pada dasarnya terbuka untuk umum terkecuali apabila ditentukan lain berdasarkan perjanjian atau dinyatakan tertutup berdasarkan hak pribadi warga Negara dan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.

Read more > Kriteria Arsip Statis